Hợp pháp hoá lãnh sự là thủ tục xác nhận giá trị pháp lý của giấy tờ, tài liệu do nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam, cũng như giấy tờ của Việt Nam khi sử dụng ở nước ngoài. Bài viết sau của Tâm Hoà Phát sẽ cung cấp thông tin cần thiết về quy trình, chi phí, thời gian thực hiện và những lưu ý quan trọng khi xin tem Hợp pháp hoá lãnh sự.

Hợp pháp hoá lãnh sự là thủ tục hành chính quan trọng nhưng tương đối phức tạp. Nếu bạn đang băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu, hãy liên hệ với Dịch thuật Tâm Hoà Phát để chúng tôi hỗ trợ bạn hoàn thành toàn bộ quy trình chuẩn xác trong thời gian nhanh chóng. Những lợi ích khi lựa chọn dịch vụ của chúng tôi:

– Tâm Hoà Phát hỗ trợ hoàn toàn từ khâu chuẩn bị giấy tờ, dịch thuật công chứng đến nộp hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự và nhận kết quả.

– Tài liệu được tư vấn chuẩn hoá bởi đội ngũ chuyên viên giúp hạn chế tối đa rủi ro sai sót và bị từ chối bởi các cơ quan ngoại giao. 

– Thời gian xin tem Hợp pháp hoá lãnh sự nhanh nhất thị trường chỉ từ 3 ngày sẽ đáp ứng kịp thời các trường hợp cần xử lý gấp, đồng thời hồ sơ được chuẩn hoá giúp loại bỏ hoàn toàn các lỗi gây phát sinh chi phí. 

– Cam kết chỉnh sửa, hiệu đính và cập nhật bản dịch miễn phí trong suốt quá trình sử dụng.

Dịch vụ xin tem hợp pháp hoá lãnh sự trọn gói nhanh nhất thị trường chỉ có tại Tâm Hoà Phát!

1. Những thông tin cần biết về Hợp pháp hoá lãnh sự

1.1. Hợp pháp hoá lãnh sự là gì? Phân biệt Hợp pháp hoá lãnh sự và Chứng nhận lãnh sự

Để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục hành chính trong đó cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, văn bản do nước ngoài cấp để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Ngược lại giấy tờ tại Việt Nam khi muốn sử dụng tại nước ngoài cũng phải thực hiện xin tem Hợp pháp hoá lãnh sự. 

Thông thường khách hàng chỉ quen với thuật ngữ “Hợp pháp hóa lãnh sự” nhưng thực chất theo từ ngữ chuyên ngành, có 2 khái niệm riêng biệt cần phân biệt:

– Chứng nhận lãnh sự: Là thủ tục được thực hiện bởi các cơ quan chức năng Việt Nam nhằm xác nhận tính chính xác, hợp pháp của con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ do VIỆT NAM cấp. Mục đích là để các giấy tờ này được công nhận và sử dụng hợp pháp tại NƯỚC NGOÀI.

– Hợp pháp hóa lãnh sự: Ngược lại, đây là thủ tục xác nhận cho giấy tờ NƯỚC NGOÀI để cho phép sử dụng hợp pháp tại VIỆT NAM. Thủ tục này bao gồm việc công nhận con dấu, chữ ký của cơ quan thẩm quyền nước ngoài bởi cơ quan chức năng Việt Nam.

Nếu bạn chưa phân biệt rõ 2 thuật ngữ này, bạn vẫn có thể sử dụng chung cụm từ “hợp pháp hóa lãnh sự” khi làm việc với Dịch thuật Tâm Hoà Phát. Các chuyên viên sẽ tư vấn đúng quy trình dựa trên loại giấy tờ bạn đang có.

Mẫu giấy tờ nước ngoài được “Hợp pháp hóa lãnh sự”:

Mẫu giấy tờ Việt Nam được “Chứng nhận lãnh sự”:

Đọc thêm: Hợp pháp hoá lãnh sự và chứng nhận lãnh sự tại cục lãnh sự

1.2. Nơi tiếp nhận thủ tục Hợp pháp hoá lãnh sự

– Nộp hồ sơ trong nước: Nộp tại trụ sở cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự. 

+ Hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội: Cục Lãnh sự 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội – Tel: +84 4 37993127 

+ Hợp pháp hóa lãnh sự tại TP.HCM: Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh – Tel: (+84 28) 38224224 

+ Hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài: Các Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

+ Nộp hồ sơ online: Dịch vụ nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự online hiện đang được triển khai thí điểm tại Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ TP.HCM.

– Nộp hồ sơ tại nước ngoài: Nộp tại trụ sở Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài. 

1.3. Những tài liệu không được Hợp pháp hoá lãnh sự

Không phải mọi tài liệu đều có thể được hợp pháp hóa. Lưu ý các trường hợp bị từ chối sau đây:

– Giấy tờ bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

– Giấy tờ giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền.

– Giấy tờ có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.

– Giấy tờ có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam hoặc trái với đạo đức xã hội.

Ngoài các trường hợp trên, bạn cũng cần biết về danh sách các loại giấy tờ được Miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Quy định này áp dụng cho các loại tài liệu sau: 

– Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

– Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

– Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

1.4. Hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự mất bao lâu?

Theo Khoản 5 và Khoản 6 Điều 11, Khoản 4 Điều 14 và Khoản 4 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời gian giải quyết yêu cầu Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng thực lãnh sự là:

– 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, hoặc

– Không quá 05 ngày làm việc nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên;

– Có thể dài hơn nếu cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.

Như vậy, thời gian hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu còn tùy thuộc vào số lượng cũng như tính chất của loại hồ sơ, tài liệu. Nhưng nhìn chung thì thời gian này thường không quá 1 tuần làm việc.

Khi sử dụng dịch vụ tại Dịch thuật Tâm Hòa Phát, khách hàng có thể rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hồ sơ. Cụ thể, thời gian xin tem hợp pháp hoá lãnh sự chỉ từ 3–5 ngày làm việc tùy theo từng quốc gia và loại giấy tờ. 

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự, Dịch thuật Tâm Hòa Phát cam kết cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói tại hơn 180 cơ quan ngoại giao toàn cầu. Chúng tôi đảm bảo quy trình xử lý nhanh chóng, chính xác và uy tín, giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và hoàn toàn an tâm khi sử dụng hồ sơ tại thị trường quốc tế.

Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói tại hơn 180 quốc gia

Các loại giấy tờ Tâm Hoà Phát thường xuyên xử lý:

– Bằng đại học, học bạ, hồ sơ du học các nước Mỹ, Anh, Úc, Canada, Trung, Đài Loan, Hàn, Đức, Dubai,…

– Giấy chứng nhận xuất xứ (CO), chứng nhận chất lượng (CQ) cho doanh nghiệp.

– Giấy đăng ký kết hôn với người nước ngoài, giấy xác nhận tình trạng độc thân.

– Lý lịch tư pháp, giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài tại Việt Nam.

– Các loại giấy tờ ủy quyền, hợp đồng thương mại quốc tế.

Các bước hỗ trợ chuyên sâu của chúng tôi bao gồm:

– Dịch thuật công chứng chuẩn xác trong thời gian nhanh chóng: Tài liệu sau khi được hợp pháp hóa thường phải được dịch sang tiếng Việt hoặc ngôn ngữ đích để sử dụng. Chúng tôi sở hữu đội ngũ dịch thuật viên chuyên nghiệp, đảm bảo dịch thuật chính xác các thuật ngữ chuyên môn về pháp lý, kỹ thuật, y tế…

– Đại diện thực hiện thủ tục ngoại giao: Chuyên viên của Tâm Hoà Phát sẽ trực tiếp làm việc với Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ và các cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài (Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán). 

– Dịch vụ giao nhận tận nơi: Khách hàng chỉ cần gửi bản gốc đến văn phòng. Sau khi hoàn tất, kết quả sẽ được gửi đến tận tay bạn qua dịch vụ chuyển phát nhanh.

Tâm Hoà Phát hỗ trợ xin tem xanh văn phòng kinh tế Đài Bắc cho hồ sơ du học

Xin tem tổng lãnh sự quán Việt Nam tại HongKong cho hồ sơ xin việc sử dụng tại HongKong

Xin tem hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán Hàn Quốc

Xem thêm: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) tại Mỹ

2. Các hồ sơ cần chuẩn bị để hợp pháp hóa lãnh sự: 

Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài, bạn sẽ cần chuẩn bị các loại tài liệu sau: 

– 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn). 

– Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực. 

– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự. 

– 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự. 

– 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện). 

– 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK. 

– Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực. 

– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận). 

– 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự. 

– 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch. 

– 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu. 

– 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện). 

3. Quy trình chi tiết thủ tục Hợp pháp hóa/Chứng nhận lãnh sự

3.1. Đối với giấy tờ NƯỚC NGOÀI sử dụng tại VIỆT NAM (4 bước chuẩn)

Đây là quy trình dành cho người nước ngoài sang Việt Nam làm việc hoặc người Việt Nam định cư tại nước ngoài mang giấy tờ về nước.

Bước 1: Chứng thực tại quốc gia ban hành. Bạn cần mang tài liệu đến các văn phòng công chứng hoặc cơ quan thẩm quyền tại nước đó để xác nhận bản sao đúng với bản gốc hoặc xác nhận chữ ký trên văn bản.

Bước 2: Xin chứng nhận của cơ quan Ngoại giao nước sở tại. Sau khi công chứng, tài liệu phải được Bộ Ngoại giao nước đó (hoặc cơ quan tương đương) chứng nhận rằng con dấu của văn phòng công chứng ở Bước 1 là thật. Đây là bước quan trọng để chứng minh tài liệu hợp lệ.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan Ngoại giao Việt Nam. Tài liệu sau Bước 2 sẽ được nộp tại Đại sứ quán Việt Nam ở nước đó hoặc mang về Việt Nam nộp tại Cục Lãnh sự/Sở Ngoại vụ TP.HCM. Tại đây, viên chức ngoại giao Việt Nam sẽ dán tem Hợp pháp hóa lãnh sự lên tài liệu.

Bước 4: Dịch thuật và sử dụng. Cuối cùng, tài liệu được dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch để các cơ quan tại Việt Nam (như Sở Lao động, Công an Quận, Ngân hàng…) có thể đọc hiểu và chấp nhận.

Hợp pháp hoá lãnh sự giấy chứng nhận độc thân Malaysia để sử dụng tại Việt Nam

3.2. Đối với giấy tờ VIỆT NAM sử dụng tại NƯỚC NGOÀI (3 bước chuẩn)

Đây là quy trình thường thấy cho các bạn học sinh, sinh viên làm hồ sơ du học hoặc các doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa.

Bước 1: Chuẩn bị và Dịch thuật. Giấy tờ gốc (như Bằng đại học, Giấy khai sinh) cần được dịch sang ngôn ngữ yêu cầu và công chứng tại các Phòng Tư pháp Quận/Huyện hoặc Văn phòng công chứng.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam. Mang bản dịch công chứng và bản gốc đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM. Cơ quan này sẽ dán tem chứng nhận con dấu của công chứng viên Việt Nam là thật.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán nước sở tại. Đây là bước cuối cùng. Bạn mang hồ sơ đã có tem của Bộ Ngoại giao Việt Nam đến Đại sứ quán của quốc gia bạn định đến (ví dụ ĐSQ Đức, ĐSQ Nhật) để họ xác nhận lại một lần nữa. Sau bước này, giấy tờ của bạn đã hoàn toàn hợp lệ để sử dụng tại quốc gia đó.

Một số giấy tờ, tài liệu được Tâm Hoà Phát hỗ trợ dịch thuật công chứng và xin tem Hợp pháp hoá lãnh sự:

Xin dấu Hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán Đức trọn gói tại Tâm Hoà Phát

Hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán Hy Lạp

Hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán UAE

4. Dịch vụ Hợp pháp hoá lãnh sự trọn gói, uy tín tại Dịch thuật Tâm Hoà Phát

Trên thực tế, rất nhiều khách hàng đã gặp khó khăn khi tự thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Việc phải xếp hàng chờ đợi hàng giờ tại Cục Lãnh sự nhưng hồ sơ vẫn chưa được tiếp nhận, hay sai sót trong bản dịch khiến thời gian hợp pháp hoá hồ sơ bị kéo dài là những vấn đề phổ biến. Chính những trở ngại này khiến nhiều hồ sơ quan trọng bị chậm tiến độ hoặc phải làm lại từ đầu.

Thấu hiểu rằng thời gian là yếu tố then chốt đối với hồ sơ quốc tế, Dịch thuật Tâm Hòa Phát mang đến giải pháp hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói chỉ từ 3 ngày làm việc, giúp khách hàng tối ưu thời gian, công sức và chi phí. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch thuật và pháp lý, Tâm Hòa Phát đã đồng hành cùng hàng nghìn khách hàng cá nhân và doanh nghiệp, thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ của hơn 180 quốc gia trên thế giới.

Với đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệp am hiểu sâu sắc các quy định, bạn có thể yên tâm 100% về độ chính xác và uy tín khi thực hiện dịch vụ Hợp pháp hoá lãnh sự trọn gói tại Tâm Hoà Phát!

Lợi ích vượt trội khi lựa chọn Tâm Hoà Phát:

– Tiết kiệm chi phí: Tâm Hoà Phát hỗ trợ chuẩn hoá hồ sơ giúp bạn loại bỏ hoàn toàn các sai sót gây lãng phí ngân sách và các chi phí phát sinh không đáng có.

– Nhanh chóng & Tiện lợi: Quy trình tiếp nhận và xử lý khoa học sẽ hoàn thiện toàn diện hồ sơ hợp pháp hoá lãnh sự chỉ từ 3 – 5 ngày (tuỳ vào từng quốc gia). Không cần mất thời gian, công sức đi lại tại các cơ quan lãnh sự, khách hàng chỉ cần bàn giao tài liệu và mọi thủ tục hành chính sẽ được Tâm Hoà Phát thực hiện.

– Hiệu quả cao: Bản dịch thuật được thực hiện bởi các chuyên gia ngôn ngữ chuyên ngành, đảm bảo chuẩn xác về thuật ngữ pháp lý và đáp ứng 100% tiêu chuẩn thẩm định của cơ quan chức năng.

– Tiết kiệm thời gian và công sức: Chúng tôi thay mặt khách hàng giải quyết các hồ sơ, thủ tục phức tạp, giúp quý khách tập trung nguồn lực vào công việc chuyên môn và các dự án quan trọng.

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính quan trọng quyết định việc hồ sơ của bạn có được chấp nhận và sử dụng hợp lệ tại nước ngoài hay không. Chỉ một sai sót nhỏ trong khâu dịch thuật, công chứng hay xác nhận con dấu cũng có thể khiến hồ sơ bị trả về, kéo dài thời gian và ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch học tập, làm việc, định cư hoặc kinh doanh quốc tế.

Bạn đang cần tư vấn về hồ sơ của mình? Đừng ngần ngại, hãy gọi ngay cho Tâm Hòa Phát qua Hotline / Zalo: 0973 070 899 để được các chuyên gia hỗ trợ miễn phí 24/7!