Trong xu thế hội nhập toàn cầu, nhu cầu học tập, làm việc và định cư tại nước ngoài của người Việt Nam ngày càng tăng cao. Ngược lại, làn sóng nhân sự chất lượng cao từ quốc tế đổ về Việt Nam cũng tạo nên một thị trường lao động sôi động. Để các loại giấy tờ như bằng đại học, bảng điểm, học bạ có giá trị pháp lý khi sử dụng xuyên quốc gia, Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục bắt buộc. Để biết những thông tin cần thiết về Hợp pháp hoá lãnh sự như thời gian, chi phí, quy trình thực hiện, hãy theo dõi bài viết sau của Dịch thuật Tâm Hoà Phát.

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. 

Ngược lại, Chứng nhận lãnh sự (CNLS) là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký trên giấy tờ của Việt Nam để chúng được công nhận và sử dụng tại nước ngoài.

Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự là bắt buộc cho các hồ sơ bằng cấp, bảng điểm để sử dụng ở nước ngoài

Nhiều khách hàng thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Dưới đây là quy trình chung mà bạn có thể tham khảo để chuẩn bị hiểu rõ tài liệu của mình cần thực hiện những bước nào:

	Chứng nhận lãnh sự	Hợp pháp hóa lãnh sự
Chuẩn bị hồ sơ	Khách hàng chỉ cần cung cấp bản gốc tài liệu cho công ty	Khách hàng chỉ cần cung cấp bản gốc tài liệu cho công ty
Quy trình thực hiện	Bước 1: Dịch thuật và công chứng tài liệu Bước 2: Xin tem vàng HPHLS/CNLS tại Cục Lãnh sự/Sở Ngoại Vụ Bước 3: Xin tem của Đại sứ Quán/Lãnh sự Quán	Bước 1: Xin xác nhận bên Đại sứ Quán của quốc gia đó tại Việt Nam Bước 2: Xin tem xác nhận của Cục lãnh sự/Sở Ngoại vụ
Nộp hồ sơ tại	– Tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao): Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội – Tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao). Địa chỉ: số 184 Bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.	– Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài– Đại sứ quán của nước đó tại Việt Nam

Tại sao bạn cần Hợp pháp hoá lãnh sự bằng cấp, bảng điểm, học bạ? Về nguyên tắc, một văn bằng do Bộ Giáo dục Việt Nam cấp không thể trực tiếp sử dụng tại nước ngoài và các giấy tờ bằng cấp cũng không thể sử dụng ở Việt Nam nếu chưa qua bước xác thực lãnh sự. Vì vậy thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự nhằm:

– Xác thực tính pháp lý: Đảm bảo giấy tờ là thật, do đúng cơ quan có thẩm quyền cấp.

– Hoàn thiện hồ sơ du học: Phần lớn trường đại học quốc tế yêu cầu học bạ, bảng điểm, bằng cấp được Hợp pháp hoá lãnh sự.

– Hồ sơ xin giấy phép lao động (Work Permit): Người nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam cần hợp pháp hóa bằng cấp chuyên môn.

Bằng cấp 3, học bạ là loại tài liệu được yêu cầu Hợp pháp hoá lãnh sự với hồ sơ du học

Bằng đại học, bằng kỹ sư, bảng điểm là loại tài liệu được yêu cầu Hợp pháp hoá lãnh sự với hồ sơ du học hoặc xin việc

2. Hợp pháp hoá lãnh sự bằng cấp, bảng điểm Việt Nam sử dụng tại nước ngoài

2.1. Các loại tài liệu và mục đích sử dụng phổ biến

Tùy vào nhu cầu học tập và làm việc, các loại giấy tờ cần được chứng nhận thường bao gồm:

– Hồ sơ du học hệ Đại học: Bằng tốt nghiệp THPT, Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, Học bạ cấp 3…

– Hồ sơ du học hệ Cao học: Bằng Cử nhân đại học, Bằng kỹ sư, Bảng điểm toàn khóa, các chứng chỉ chuyên môn đi kèm,…

– Hồ sơ định cư, xin việc tại nước ngoài: Ngoài bằng cấp, khách hàng thường cần hợp pháp hóa thêm giấy khai sinh, lý lịch tư pháp để hoàn thiện bộ hồ sơ cá nhân.

2.2. Quy trình thực hiện

Để một tài liệu cấp tại Việt Nam như bằng tốt nghiệp, học bạ hay bảng điểm được cơ quan nước ngoài công nhận, cá nhân cần thực hiện quy trình 3 bước sau:

Bước 1: Tài liệu gốc được dịch thuật sang ngôn ngữ cơ quan ngoại giao yêu cầu sau đó được xác thực chữ ký tại Phòng Tư pháp hoặc các Văn phòng công chứng có thẩm quyền.

Bước 2:  Xin tem Chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự/Bộ Ngoại giao để xác nhận con dấu của công chứng viên trên bản dịch là hợp lệ.

Bước 3: Tài liệu được nộp vào Đại sứ quán của quốc gia đích để thực hiện Hợp pháp hóa lãnh sự.

Tâm Hoà Phát hỗ trợ xin Tem lãnh sự quán và Dấu tím tại Đại sứ quán Hàn Quốc

Dịch thuật công chứng và Xin tem hợp pháp hoá lãnh sự bằng tốt nghiệp cấp 3, học bạ cho học sinh du học Hàn Quốc

Hợp pháp hoá lãnh sự bảng điểm, bằng đại học cho hồ sơ du học cao học tại Đài Loan

2.3. Giải pháp hỗ trợ chuyên nghiệp từ Tâm Hòa Phát

Thấu hiểu những khó khăn của khách hàng trong việc tiếp cận các quy định hành chính và sự phức tạp về yêu cầu của các quốc gia, Tâm Hòa Phát cung cấp giải pháp Hợp pháp hoá lãnh sự trọn gói nhanh chóng, chuẩn xác. Chúng tôi tự hào mang đến dịch vụ với những ưu thế vượt trội:

– Mạng lưới ngoại giao rộng lớn: Tâm Hòa Phát cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán của gần 180 quốc gia và vùng lãnh thổ như Trung Quốc, Hong Kong, Đài Loan, Hàn Quốc, Anh, Đức, Hy Lạp, Dubai,… Đội ngũ chuyên viên của Tâm Hoà Phát luôn cập nhật những thay đổi mới nhất để tư vấn chuyên sâu và chuẩn hóa hồ sơ cho khách hàng.

– Đội ngũ biên dịch viên chất lượng cao: Với khả năng hỗ trợ hơn 170 cặp ngôn ngữ, chúng tôi đảm bảo độ chính xác tuyệt đối về thuật ngữ pháp lý và giáo dục.

– Hỗ trợ công chứng và các thủ tục liên quan: Chúng tôi không chỉ tiếp nhận các loại bằng cấp, bảng điểm, học bạ mà còn hỗ trợ dịch thuật công chứng tất cả các giấy tờ đi kèm trong hồ sơ du học, định cư như giấy khai sinh, lý lịch tư pháp… đảm bảo tính đồng nhất và chuyên nghiệp cho toàn bộ bộ hồ sơ của khách hàng.

– Tối ưu hóa thời gian – Cam kết đúng tiến độ: Thời gian xin tem chứng nhận lãnh sự chỉ từ 3 – 5 ngày làm việc, giúp khách hàng kịp thời nộp hồ sơ theo đúng kế hoạch đã đề ra.

Để được tư vấn miễn phí về trường hợp hồ sơ cụ thể của bạn, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên viên của Tâm Hòa Phát tại Hotline 24/7: 0973.070.899

3. Hợp pháp hoá lãnh sự bằng cấp, bảng điểm nước ngoài sử dụng tại Việt Nam

Khi bạn sở hữu một tấm bằng quốc tế và muốn về Việt Nam để xin giấy phép lao động (Work Permit) hoặc tiếp tục học lên cao học, việc Hợp pháp hoá lãnh sự là bắt buộc. Theo Khoản 2, Điều 2, Nghị định 111/2011/NĐ-CP, quy trình này không kiểm tra nội dung học thuật nhưng lại cực kỳ khắt khe về hình thức con dấu và chữ ký.

Quy trình này cần thiết trong các trường hợp:

– Xin việc làm tại Việt Nam: Các cơ quan nhà nước, tập đoàn đa quốc gia bắt buộc văn bằng quốc tế phải có tem HPHLS để đảm bảo tính pháp lý trong hồ sơ nhân sự.

– Tiếp tục học tập: Chuyển đổi tín chỉ, đăng ký học thạc sĩ, tiến sĩ tại các cơ sở giáo dục ở Việt Nam.

– Thực hiện các thủ tục hành chính khác: Như xin giấy phép hành nghề y, luật hoặc các chứng nhận chuyên gia quốc tế.

Điều kiện và Yêu cầu tài liệu:

– Tính nguyên vẹn: Bằng không bị tẩy xóa, sửa chữa, rách nát hoặc có dấu hiệu mờ con dấu

– Không mâu thuẫn thông tin: Tên tuổi, ngày sinh trên bằng phải khớp hoàn toàn với hộ chiếu.

– Thẩm quyền cấp bằng: Bằng phải được cấp bởi tổ chức giáo dục có thẩm quyền và đã được Bộ Ngoại giao nước đó xác thực.

Hồ sơ xin hợp pháp hoá lãnh sự sẽ bao gồm:

– 01 Tờ khai hợp pháp hóa (mẫu LS/HPH-2012/TK).

– Bản chính giấy tờ tùy thân (Hộ chiếu/CCCD) để đối chiếu.

– Bản gốc tài liệu kèm theo bản dịch thuật công chứng (Tâm Hòa Phát hỗ trợ thực hiện trọn gói).

Thời gian Hợp pháp hoá lãnh sự mất bao lâu?

Theo Khoản 5 và Khoản 6 Điều 11, Khoản 4 Điều 14 và Khoản 4 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời gian giải quyết yêu cầu Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng thực lãnh sự là:

– 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, hoặc

– Không quá 05 ngày làm việc nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên;

– Có thể dài hơn nếu cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.

Như vậy, thời gian hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu còn tùy thuộc vào số lượng cũng như tính chất của loại hồ sơ, tài liệu. Nhưng nhìn chung, thời gian này thường không quá 1 tuần làm việc.

Khi bạn sử dụng dịch vụ tại Tâm Hòa Phát, chúng tôi rút ngắn thời gian Hợp pháp hoá lãnh sự tối đa chỉ từ 3 – 5 ngày làm việc, đảm bảo tài liệu bạn được sử dụng hợp pháp tại nhiều cơ quan có thẩm quyền. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, Dịch thuật Tâm Hoà Phát cam kết mang đến dịch vụ Hợp pháp hoá lãnh sự trọn gói và nhanh chóng nhất thị trường!

Một số tài liệu nước ngoài Tâm Hoà Phát đã hỗ trợ Hợp pháp hoá lãnh sự: 

Dịch vụ Hợp pháp hoá lãnh sự tại Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Hồng Kông cho giấy chứng nhận kinh nghiệm

4. Dịch vụ Hợp pháp hoá lãnh sự trọn gói, nhanh chóng tại Tâm Hoà Phát

Nhờ 10 năm kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực tư vấn pháp lý và ngôn ngữ, Tâm Hòa Phát tự hào sở hữu đội ngũ chuyên viên chuyên môn cao, luôn nhạy bén cập nhật những thay đổi mới nhất về thủ tục hành chính quốc tế. Chúng tôi cam kết giúp quý khách hàng chuẩn bị hồ sơ một cách nhanh chóng và chuẩn xác nhất, hạn chế tối đa các sai sót không đáng có gây kéo dài thời gian hoàn thiện thủ tục.

Hiện nay, Tâm Hòa Phát cung cấp dịch vụ trọn gói từ khâu dịch thuật công chứng đến Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán của hơn 180 quốc gia. Lựa chọn chúng tôi, quý khách sẽ nhận được những giá trị khác biệt:

– Tốc độ xử lý ưu việt: Chúng tôi đã tối ưu hóa quy trình nội bộ để rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi. Tại Tâm Hòa Phát, thời gian thực hiện Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao chỉ mất từ 3 – 5 ngày làm việc. Sự chuẩn xác trong quy trình hoạt động giúp chúng tôi luôn đảm bảo trả kết quả trong thời gian nhanh nhất.

– Tư vấn chuyên sâu & Chuẩn hóa hồ sơ: Mỗi quốc gia đều có những quy định khắt khe riêng biệt. Chuyên viên của chúng tôi sẽ cập nhật và tư vấn những thông tin quy định mới nhất để hồ sơ của bạn hoàn toàn tương thích với yêu cầu của từng cơ quan ngoại giao cụ thể.

– Chi phí cạnh tranh nhất thị trường: Tâm Hòa Phát mang đến giải pháp tiết kiệm tối đa với mức giá dịch thuật chỉ từ 30.000 VNĐ/trang cùng dịch vụ công chứng trọn gói uy tín.

– Chế độ hậu mãi vượt trội: Chúng tôi tự tin khẳng định chất lượng bằng chính sách Bảo hành trọn đời bản dịch. Mọi sai sót về ngôn ngũ hoặc định dạng sẽ được hỗ trợ xử lý ngay lập tức.

– Bảo mật thông tin tuyệt đối: Toàn bộ dữ liệu cá nhân và tài liệu của khách hàng được cam kết bảo mật nghiêm ngặt, đảm bảo quyền riêng tư và an toàn pháp lý cao nhất.

Dịch vụ Hợp pháp hoá lãnh sự bằng cấp, bảng điểm trọn gói được nhiều khách hàng tin tưởng

5. Quy trình làm việc 5 bước của Tâm Hoà Phát

Tâm Hòa Phát áp dụng quy trình chuẩn hóa gồm 5 bước:

Bước 1: Tiếp nhận và Tư vấn hồ sơ: Chuyên viên tiếp nhận tài liệu từ khách hàng, kiểm tra tính hợp lệ và tư vấn lộ trình hợp pháp hóa phù hợp với quốc gia đích.

Bước 2: Dịch thuật và Công chứng: Tài liệu được chuyển cho đội ngũ biên dịch viên chuyên trách để chuyển ngữ chính xác, sau đó tiến hành lấy dấu công chứng tại cơ quan có thẩm quyền.

Bước 3: Xin Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao: Tâm Hòa Phát thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ để xác nhận tính pháp lý của con dấu/chữ ký trên tài liệu. Tâm Hòa Phát đại diện khách hàng thực hiện thủ tục xin chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ nhằm xác nhận tính hợp pháp của chữ ký, con dấu trên tài liệu.
Đối với hồ sơ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam, chúng tôi sẽ hướng dẫn hoặc hỗ trợ thực hiện chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đã cấp giấy tờ trước khi tiến hành các bước tiếp theo theo đúng quy định.

Bước 4: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán: Chúng tôi trực tiếp nộp hồ sơ và làm việc với Đại sứ quán/Lãnh sự quán của quốc gia mà khách hàng cần sử dụng tài liệu để xin tem hợp pháp hóa cuối cùng. Với hồ sơ nước ngoài, chúng tôi hỗ trợ hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài hoặc tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán liên quan.

Bước 5: Kiểm tra và Bàn giao kết quả: Sau khi hoàn tất, chuyên viên sẽ kiểm tra lại toàn bộ con dấu và thông tin trên tài liệu trước khi bàn giao tận tay cho khách hàng hoặc gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh.

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục không thể thiếu để hồ sơ của bạn được công nhận và sử dụng hợp pháp tại nước ngoài. Tuy nhiên, chỉ một sai sót nhỏ về giấy tờ, quy trình hay hình thức trình bày cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian và ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch học tập, làm việc hoặc định cư của bạn. Lựa chọn đơn vị thực hiện uy tín ngay từ đầu chính là cách tối ưu nhất để tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh những rủi ro không đáng có.

Nếu bạn đang cần hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp, bảng điểm, hồ sơ cá nhân, hồ sơ du học, kết hôn, lao động hoặc định cư, hãy liên hệ ngay với Dịch thuật Tâm Hòa Phát tại Hotline 24/7: 0973.070.899 để được tư vấn miễn phí và báo giá nhanh chóng.